Згідно з КЗпП є приблизні строки виконання дисциплінарного стягнення. 1 місяць - з дня, коли було виявлено проступок, і 6 місяців - з дня, коли його було вчинено. При цьому не зараховується час, коли працівник був на лікарняному чи у відпустці. Насправді доповідна записка про порушення має значення. Завдяки їй вдається зафіксувати ситуацію, в якій відбувалися події, та день, коли про це дізнався керівник.
Але це не означає, що після записки 100% працівника звільняють чи виносять догану.
Доповідна записка: що це і навіщо її складають
Доповідна записка - це документ від працівника для керівництва, в якому знаходиться опис конкретної ситуації, її факти, а інколи - пропозиція рішення.
Не завжди причиною її складення є порушення. Ось інші приводи:
-
невиконання задачі або зрив дедлайнів;
-
несправність техніки чи небезпека умов праці;
-
конфлікт, погрози або приниження;
-
недостатня кількість матеріалів, що не дає нормально працювати;
-
необхідність перевірки обставин робочого інциденту.
Для прикладу. Коли працівник повідомив, що верстат пошкоджений, то це фіксує факт попередження керівництва про проблему. Це додатково захищає робітника, якщо його звинуватять у несвоєчасному виконанні доручення.
Коли виникають юридичні наслідки
Інколи на основі доповідної проводять внутрішню перевірку або її використовують як документ для можливості звернення до суду. Коли справа дійсно доходить до суду, то документ оцінюють додатково з іншими доказами.
Стаття 147 КЗпП говорить, що в якості дисциплінарного стягнення використовують догану або звільнення. Також передбачено інші заходи для певних категорій робітників. Але для звільнення людини повинна бути серйозна законна підстава. Недостатньо, щоб на неї лише написали доповідну.
Роботодавець бере до уваги обставини та може вимагати від працівника письмове пояснення ситуації. Враховується серйозність проступку, шкода, яку заподіяли, умови та попередній стаж і робота.
Для одного порушення передбачено тільки одне стягнення. Оформляється наказ, який повідомляється працівнику і вимагає його підпису. Доповідна не може замінити цей наказ.
Як писати доповідну, щоб вона була переконливою
Основне правило - писати лише те, що є можливість перевірити. Загальні фрази не допоможуть. Важливо вказати конкретну ситуацію, строк і реальний результат.
Як писати доповідну? В документі мають бути такі дані:
-
Адресат і автор: їх посади, імена та прізвища.
-
Назва та тема: “Доповідна записка про …”.
-
Обставини: коли, де і що сталося.
-
Підтвердження: листування, акт, доручення, інформація про свідків.
-
Наслідки: як ситуація вплинула на роботу.
-
Прохання: перевірити факти, усунути проблему, ухвалити рішення.
-
Дата, підпис і перелік додатків.
Оформлюючи та реєструючи доповідну, необхідно враховувати правила діловодства, які встановлює ваша компанія. Варто зберегти копію звернення та факт його подання. Доповідна повинна мати реєстраційний номер, відмітку про отримання або запис у системі документообігу.
Не пишіть в документі мотиви людини, які неможливо довести. Вкажіть лише факти, а не припущення. Краще переглянути в офіційних джерелах приклад доповідної записки.
Що робити, якщо доповідну написали на вас
Ми дізналися як писати доповідну. А зараз потрібно вирішити, що робити, коли її написали на вас. В такому разі попросіть, щоб вас повідомили про претензії та факти. Потрібно написати пояснення. В ньому описують хронологію подій, листування, документи про складнощі, які виникли, та додаткові підтвердження.
Не варто вигадувати виправдання, якщо деякі зауваження вірні. Поясніть обставини правдиво. Також пам’ятайте, що ви можете не погодитися з наказом. Якщо маєте заперечення, то запишіть їх і залиште копії документів. Є встановлений державою порядок, в якому є можливість оскаржити стягнення.
Щоб доповідна записка мала юридичну цінність, необхідні точні факти, підтвердження і виконання цілої процедури. Тому щоб захиститися, наводьте конкретну ситуацію та документи, а не емоційні зауваження.
