Як оцифрувати трудову книжку і які зміни чекають громадян?

Цифровізація в Україні проводиться досить активно. Перевагою цього рішення стала можливість відмовитися від паперових документів. Українців зацікавила новина від 10 червня 2026 року. Роботодавці та працівники офіційно перейшли від використання звичайних трудових книжок до електронних версій. 

Виникає багато питань на цю тему: як діяти у випадку, коли не встигли цього зробити? Чи це призводить до анулювання стажу? Як відбувається нарахування пенсії? Тому дізнаємось, особливості електронної трудової книжки, як оцифрувати її власноруч або за допомогою роботодавця, а також про зміни, які варто очікувати громадянам та власникам бізнесу. 

Завершення перехідного періоду: що це означає на практиці?

Пресслужба Мінсоцполітики повідомила, що 5 років, протягом яких діяв перехідний період - це можливість не поспішаючи та не навантажуючи систему і громадян, відправити велику кількість даних у цифровий вигляд. Ці роки відбувалося оцифрування трудових книжок: надсилання працівниками сканів документів, завантаження роботодавцями звітів. Пенсійний фонд України займався детальним аналізом інформації та її перенесенням до єдиного Реєстру застрахованих осіб.

Навіть якщо ви не встигли виконати цю процедуру, то й після 10 червня цього року є можливість це зробити. Законодавство не вимагає за це штрафів, не обнуляє стаж та ви не втрачаєте документи. Тож потрібно вже зараз зайнятися переносом трудової діяльності до системи. Держава змінила статус цієї процедури від “планового переходу” до “поточної робочої процедури”. 

Що важливо знати громадянам: руйнуємо міфи

Є багато міфів на тему “трудова книжка та її скасування”. Ось основні факти, які можуть вас заспокоїти:

• Стаж не відміняється. Трудовий та страховий стаж, який ви вже маєте, не зникає, якщо інформація ще не внесена до цифрового реєстру. Паперова трудова книжка - легітимний документ. 

• Паперова версія вважається офіційним документом. Якщо в майбутньому будуть проблеми з визначенням стажу, то трудову книжку використовують, щоб прийняти рішення щодо призначення пенсії (додатково потрібні довідки від роботодавця, накази та архіви). 

• Пенсіонерам не потрібно робити змін. Немає потреби виконувати подання та оцифрування документів. Дані про стаж вже є в базі ПФУ. 

• Подачею інформації може займатися як роботодавець, так і працівник. 

Як оцифрувати книжку самостійно: покрокова інструкція

Не плануєте чекати, поки відділ кадрів вирішить цю справу і хочете самі мати стаж під контролем? Тоді достатньо 10-15 хвилин, щоб це зробити. Потрібен комп’ютер, інтернет, трудова книжка та КЕП (кваліфікований електронний підпис). Щоб отримати КЕП, використайте застосунок Дія або Приват24. 

Наступний алгоритм пояснює, як відцифрувати трудову книжку в домашніх умовах.

1. Підготуйте документи: паперову книжку і те, що стосується до вашого стажу, наприклад, диплом про навчання, військовий квиток, свідоцтво про народження дитини для жінок, якщо в цей період була декретна відпустка.

2. Виконайте скани або якісні фотографії кожної сторінки, на якій знаходяться записи. Копії документів повинні бути чіткими, без зайвих предметів на фоні, не мати обрізаних країв. Формат файлів: JPG або PDF. Розмір файла - до 1 МБ.

3. Авторизуйтесь на офіційному сайті електронних послуг ПФУ. У цьому допоможе кнопка “Вхід” та електронний підпис, Дія.Підпис або BankID.

4. У розділі “Комунікації з ПФУ” відкрийте вкладку “Відомості про трудову діяльність”.

5. За інструкцією заповніть анкету та завантажте файли. Перевірте особисті дані, що підтягнулися автоматично. 

6. В кінці натисніть “Підписати та відправити до ПФУ”.

Щоб дізнатися, на якому етапі знаходиться заява, перейдіть в розділ “Мої звернення”. Працівники Пенсійного фонду виконують перегляд документів від кількох днів до кількох тижнів. Якщо заяву підтвердили, то ви побачите про це інформацію у вкладці “Електронна трудова книжка”.

Що важливо знати роботодавцям

Власники бізнесу та компаній можуть оцифрувати трудову книжку, як нових співробітників, так і тих, хто вже у них працює, але ще не зробив цього. Для цього у них залишається технічна можливість користуватися кабінетом страхувальника на сайті ПФУ, щоб надіслати скани документів. 

Після 10 червня не змінилися вимоги до сканованих документів, реквізитів чи форм звітності. Все робиться за попереднім алгоритмом. Після подачі даних у Реєстр, роботодавцю не потрібно вже зберігати трудову книжку у відділі кадрів. Він може віддати її робітникові під підпис.

Які глобальні зміни чекають на громадян?

Процес цифровізації впливає на те, як будуть взаємодіяти держава та громадяни. Електронна трудова книжка має важливі переваги:

1. Автоматичне призначення пенсій. Вже не потрібно буде займатися пошуком десяток довідок з минулих робіт. В системі відображено стаж, прораховано його, тому виплати можуть бути призначені автоматично. Не потрібно стояти в черзі та йти до ПФУ.

2. Захист від втрати даних. Втратити чи зіпсувати паперовий документ можна в будь-який момент. А ось цифрові дані захищені державними серверами і проходять постійне резервне копіювання. Тому навіть при втраті фізичної книжки, стаж фіксується в електронній формі. 

3. Прозорість та контроль. Працівник має доступ до перевірки важливої інформації: чи відбувається оплата за нього ЄСВ, скільки страхового стажу він має, чи правильно вказано дані про звільнення з роботи або прийняття на неї. 

Завдяки цьому відсутні ситуації, коли під час виходу на пенсію робітник дізнався, що насправді працював неофіційно.

Закінчення переходу на електронний формат трудової книжки у 2026 році свідчить про те, що більшість громадян вже користуються новими стандартами. Держава досить лояльна до цього питання: вона дає можливість подальшого використання процедури без додаткових санкцій. 

Але важливо знати, як оцифрувати трудову книжку самостійно. Адже для цього достатньо одного вечора. Після цього ви можете бути спокійними, так як у державному реєстрі будуть актуальні дані про вас. Тоді в майбутньому простіше буде отримувати державні послуги.